Nebenkostenabrechnung: Was ist umlagefähig und was nicht?

Für eine gültige Nebenkostenabrechnung müssen formelle und inhaltliche Anforderungen erfüllt sein. Außerdem gilt es bestimmte Fristen einzuhalten, um etwaige Nachzahlungsansprüche geltend machen zu dürfen. In diesem Ratgeber erfahren Sie, welche Kosten umgelegt werden dürfen und welche nicht, wann die Nebenkostenabrechnung beim Mieter vorliegen muss und welche Fehler häufig gemacht werden. 

Umgangssprachlich werden „Nebenkosten“ und „Betriebskosten“ synonym verwendet, doch es besteht ein kleiner, feiner Unterschied zwischen diesen Begriffen:

• Betriebskosten: regelmäßig auftretende Kosten, die im Rahmen der Vermietung für die Immobilie anfallen und gemäß § 2 der Betriebskostenverordnung auf Mieter umlegbar sind
• Nebenkosten: sind sämtliche – also einmalige, unregelmäßige und wiederkehrende – Kosten für Immobilieneigentümer, die im Zusammenhang mit der Immobilie entstehen, aber im strengen Sinne nicht umgelegt werden dürfen

Wichtiger Hinweis: Für den weiteren Verlauf des Artikels verwenden wir die Begriffe „Betriebskosten“ und „Nebenkosten“ synonym.

In die Nebenkostenabrechnung gehören all jene Kosten, die in § 2 BetrKV definiert sind, denn nur diese sind umlagefähig. Zu den umlagefähigen Nebenkosten zählen:

• Müllabfuhr und Straßenreinigung
• Warmwasser- und Heizkosten
• Grundsteuer
• Kosten des Fahrstuhlbetriebs
• Hausreinigung
• Gartenpflege
• Hausmeister, sofern vorhanden
• Beleuchtung in Gemeinschaftsräumen (Flur, Treppenhaus, Waschkeller etc.)
• Schornsteinfeger
• Versicherung (z.B. Wohngebäudeversicherung)
• Gemeinschaftsantenne bzw. Breitbandkabel
• Sonstige Nebenkosten (z.B. Wartung von Rauchmeldern, Reinigung der Regenrinne etc.) 

Die Nebenkosten müssen nicht nur umlagefähig sein, sondern zusätzlich muss gemäß § 556 BGB auch eine Vereinbarung darüber getroffen worden sein, dass diese Kosten umgelegt werden. Im Mietvertrag ist daher eine explizite Nennung nötig. Sofern es eine Zentralheizung im Haus gibt, regelt die Heizkostenverordnung (HeizkostenV) die Kostenverteilung für Heizung und Warmwasser. 

Grundsätzlich dürfen all jene Kosten, die laut Gesetz nicht umgelegt werden dürfen, auch tatsächlich nicht weiterverrechnet werden. Typischerweise handelt es sich hierbei um einmalige oder unregelmäßig auftretende Kosten wie etwa Reparatur- oder Instandhaltungskosten, wenn Sie die Immobilie vermieten.

Sind bestimmte Kosten zwar umlegbar, aber nicht im Mietvertrag gesondert aufgeführt, dürfen sie ebenso nicht auf Mieter abgewälzt werden. Wird beispielsweise nie vereinbart, dass die Kosten für die Pflege des Gartens im Innenhof über die Betriebskosten auf alle Mieter verteilt werden, so dürfen diese Kosten auch nicht verrechnet werden. 

Rund um die korrekte Abrechnung von Nebenkosten müssen Mieter und Vermieter gleichermaßen Fristen beachten.

Bis spätestens zwölf Monate nach dem Abrechnungszeitraum muss die Abrechnung bei Mietpartei vorliegen (§ 556 Abs.3 BGB). Verstreicht diese Abrechnungsfrist, so besteht auch kein Anspruch mehr auf etwaige Nachzahlungen durch die Mieter. Eine Ausnahme besteht nur dann, wenn der Vermieter die verspätete Abrechnung nicht zu verantworten hat. Dafür muss es dann jedoch einen wichtigen, nachweisbaren Grund geben. 

Mieter können die erhaltene Abrechnung in aller Ruhe prüfen. Denn die Frist für einen Widerspruch beträgt zwölf Monate. 

Die Frist für die Leistung von Nachzahlungen beträgt 30 Tage und sie ist typischerweise im Mietvertrag bzw. direkt in der Nebenkostenabrechnung festgehalten. 

Widerspruchsrecht bleibt bestehen

Trotz bereits getätigter Nachzahlung durch Mietpartei besteht dennoch die zwölfmonatige Widerspruchsfrist für Mieter. Es kann also auch zuerst bezahlt, aber im Nachhinein immer noch Widerspruch eingelegt werden. 

Die Frist für die Verjährung von Nachzahlungsforderungen beträgt drei Jahre (§ 195 BGB). Zu laufen beginnt ebendiese jedoch nicht bei der Zustellung der Abrechnung, sondern mit Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist (§199 Abs.1. S.1 BGB).

Die Nebenkostenabrechnung muss inhaltlich und formal richtig erstellt sein, da sie ansonsten ungültig ist. Umso wichtiger ist es für Vermieter, eine korrekte Nebenkostenabrechnung zu erstellen, wenn Sie eine Wohnung vermieten.

• Name des Abrechnenden (Vermieter) 
  
• Name und Anschrift des Mieters inkl. Angabe, auf welche Wohneinheit sich die Abrechnung exakt bezieht (Türnummer, Etage)
  
• Nennung des genauen Abrechnungszeitraums (typischerweise ein Jahr) inklusive Angabe des Nutzungszeitraums (falls z.B. jemand unterjährig umzieht)
  
• Nach Betriebskostenarten getrennte Auflistung aller im Mietvertrag genannter Kosten
  
• Angabe „sonstiger Betriebskosten“ gemäß § 2 Ziffer 17 BetrKV
  
• Beschreibung der Gesamtkosten je nach Kostenart und Aufteilung dieser Gesamtkosten auf die einzelnen Einheiten
  
• Kalkulation des auf die Einheit entfallenden Nebenkostenanteils
  
• Auflistung der bereits geleisteten Vorauszahlungen
  
• Erklärung des im Mietvertrag erwähnten Umlageschlüssels
  
• Ergebnisberechnung: Saldo aus Vorauszahlungen und tatsächlichen Kosten, sodass ersichtlich ist, ob es eine Nachforderung oder ein Guthaben gibt.  

• Nachvollziehbarkeit
• Übersichtliche Darstellung
• Rechnerische Überprüfbarkeit
• Betriebskosten müssen getrennt nach Betriebskostenarten aufgelistet werden
  
• Gesamtkosten für das Haus müssen aufgeschlüsselt werden
• Verteilerschlüssel muss beschrieben werden
• Errechnete Einzelkosten für die betroffene Mieteinheit

Die Nebenkostenabrechnung ist durchaus komplex. Manchmal können Fehler passieren, die im schlimmsten Fall zu einer ungültigen Abrechnung führen. Achten Sie insbesondere auf folgende Fehlerquellen: 

• Frist wird verpasst, die Abrechnung wird zu spät erstellt
• Der Verteilerschlüssel wird nicht korrekt angegeben
• Es werden abweichende Angaben vom Mietvertrag gemacht
• Nicht umlegbare Kosten werden dennoch umgelegt
• Eine konkrete Auflistung von Einzelpositionen fehlt

Falls Sie sich bei der Erstellung der Abrechnung unsicher sind, verwenden Sie am besten eine Vorlage oder arbeiten Sie mit einem Unternehmen zusammen, die in Ihrem Auftrag eine korrekte Nebenkostenabrechnung erstellt.

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